1.Contexte
La paresse au travail inc. (ci-après Lazy At Work) est un producteur d’album, de spectacles, une maison de disques et une entreprise de gérance d’artiste.
Lazy At Work, prend très au sérieux la protection des renseignements personnels des artistes, musiciens, techniciens, artisans, fournisseurs, clients de l’entreprise ainsi que toutes autres personnes dont nous recueillons de telles données. Cette politique de confidentialité des données personnelles (ci-après, la «Politique de confidentialité») a pour but de vous informer de l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles, notamment dans le cadre de votre collaboration avec nous, ainsi que des droits dont vous disposez sur vos données.
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRDE), qui viennent protéger vos renseignements personnels au Québec et au Canada (ci-après ensemble, la « Loi »), LAZY AT WORK est responsable des renseignements personnels qu’elle est amenée à collecter, utiliser, communiquer, conserver et détruire dans le cadre de son activité. Vous trouverez ci-après les informations concernant les modalités selon lesquelles LAZY AT WORK traite vos données personnelles incluant celles qui sont recueillies par un moyen technologique.
2.Application et définitions
Cette politique s’applique à Lazy At Work, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Lazy At Work. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Lazy At Work ainsi que tout autre site d’artiste opéré par elle.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Lazy At Work, que ce soient les renseignements de ses collaborateurs, ceux de ses clients, potentiels ou actuels, ceux de ses consultants, de ses employés ou de toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou des renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple : les renseignements de santé, les renseignements bancaires, les renseignements biométriques, ceux concernant l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3.Données personnelles recueillies et finalités
QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTONS-nous?
Dans le cadre de ses activités Lazy At Work peut collecter différents types de renseignements et ce, à différentes fins. Les types de renseignements que Lazy At Work pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
De manière générale, si vous signez une entente avec Lazy At Work, vous nous fournissez plusieurs de vos données personnelles, telles que : nom, prénom, adresse postale, téléphone, adresse courriel, date de naissance, sexe, numéro NAS ou NEQ (si applicable), matricule UDA (si applicable), informations sur vos prestations, groupe musical dont vous faites partie, pseudonyme, informations financières, citoyenneté, pays de résidence fiscale, nom de l’entité bénéficiaire des paiements (si applicable) et toute autre information que vous partagez avec Lazy At Work dans le cadre de vos communications écrites (par courrier, par courriel ou par le biais d’un formulaire électronique) et/ou verbales par téléphone ou en personne.
Si vous achetez des produits de Lazy At Work sur notre site web ou tout site web, vous nous fournissez plusieurs de vos données personnelles, telles que : nom, prénom, adresse postale, téléphone, adresse courriel et toute autre information que vous partagez avec Lazy At Work dans le cadre de vos communications écrites (par courrier, par courriel ou par le biais d’un formulaire électronique) et/ou verbales par téléphone ou en personne.
Si vous êtes un employé de Lazy At Work, un candidat à un poste d’employé ou d’administrateur de Lazy At Work, ou un consultant de celle-ci, nous vous invitons à consulter l’Annexe A pour savoir quels types de renseignements que Lazy At Work pourrait collecter vous concernant.
Au moment de la collecte de renseignements personnels Lazy At Work informera également les personnes concernées de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et des moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
Lazy At Work applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
CONSENTEMENT :
De façon générale, Lazy At Work collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Dans les cas où ses adhérents ont donné une procuration à un tiers (agent, manager, etc…), la collecte pourrait s’effectuer auprès d’eux.
Le consentement pourra être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique de l’utilisation qui en sera faite et de leur communication au fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
Normalement, Lazy At Work doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Lazy At Work peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Lazy At Work peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
COLLECTE :
Dans tous les cas, Lazy At Work ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont elle a besoin pour remplir l’objectif visé.
Collecte auprès des mineurs : lorsque Lazy At Work collecte des renseignements personnels auprès d’un mineur de moins de 14 ans les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur. Dans les cas où le mineur est âgé de 14 ans et plus, son consentement pourra être donné dans la mesure où il est obtenu en lien avec son emploi ou l’exercice de son art ou de sa profession.
Collecte auprès de tiers. Lazy At Work peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, Lazy At Work demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à Lazy At Work.
Autrement, Lazy At Work peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
POUR QUELLES FINALITÉS NOUS COLLECTONS VOS DONNÉES PERSONNELLES
Lazy At Work ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que Lazy At Work veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Lazy At Work peut utiliser les renseignements personnels à des fins secondaires sans le consentement de la personne, Par exemple, Lazy At Work pourra le faire :
- lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
- lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
- lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
Accès limité. Lazy At Work doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Lazy At Work demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
Si vous êtes un collaborateur de Lazy At Work, un candidat à un poste d’employé ou d’administrateur de Lazy At Work, ou un consultant de celle-ci, nous vous invitons à consulter l’Annexe A pour savoir à quelles fins Lazy At Work collecte vos données personnelles.
4. Destinataires des données collectées
En interne, l’équipe de LAZY AT WORK a accès à vos données personnelles, afin de permettre l’accomplissement de nos missions. Dans ce cadre, et à titre d’artiste ou de collaborateur de Lazy At Work, vos données personnelles peuvent être également transmises aux destinataires suivants :
- Aux organismes publics, lorsque cela est prescrit par la loi.
- À nos sous-traitants, fournisseurs de services et consultants, le tout, notamment pour : l’hébergement la maintenance, notre infrastructure informatique, l’envoi de nos infolettres, des avis de paiements, sondages et autres communications de masse et l’émission des versements de redevances et des relevés d’impôts.
Nous nous assurons que l’ensemble des destinataires de vos données personnelles respectent des conditions de sécurité et de confidentialité adéquates.
Ainsi, pour la communication à des sous-traitants, fournisseurs de services, consultants et partenaires de Lazy At Work, Lazy At Work doit conclure des ententes écrites qui indiquent : les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution des tâches qui leurs sont confiées et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après leur expiration. De plus, ces ententes doivent prévoir que les sous-traitants, fournisseurs de services, consultants et partenaires doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Lazy At Work (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
Dans la mesure où une communication de renseignements personnels nécessitant votre consentement était requise, Lazy At Work veillera à l’obtenir.
Sachez enfin que vos données à caractère personnel ne feront jamais l’objet de divulgation à des tiers pour des raisons commerciales ou publicitaires.
5. Hébergement des données
Vos données personnelles sont conservées et stockées sur des serveurs situés au Canada.
Dans le cadre de l’exécution de nos services, vos données peuvent être transférées sur des serveurs situés dans des pays étrangers, et peuvent ainsi être soumises à des réglementations étrangères et être transmises à des autorités étrangères sur la base de ces réglementations.
6. Témoins de navigation (cookies) et autres technologies utilisées
Les Cookies. Les cookies sont des fichiers qui permettent d’enregistrer les visites sur un site web d’un internaute. Nous utilisons uniquement des cookies techniques lors de votre navigation sur notre site web, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser vos réponses renseignées dans un formulaire ou encore vos préférences s’agissant de la langue ou de la présentation d’une application, lorsque de telles options sont disponibles.
Nous vous rappelons que vous pouvez vous opposer au dépôt de cookies en configurant votre navigateur, un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement de notre site.
Google analytics. Le site Internet de Lazy At Work utilise Google Analytics. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec le site Internet de Lazy At Work. Il utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs du site et le contenu consulté. Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Lazy At Work à des tiers.
Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
Formulaires Web. Lazy At Work recueille également des renseignements personnels par l’entremise de formulaires Web intégrés à son site internet (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre, etc.)
Survey Monkey. Lazy At Work pourrait également recueillir des renseignements personnels dans le cadre de sondages ou questionnaires accessibles en ligne.
Si Lazy At Work recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Lazy At Work doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
7. Mesures de sécurité
Nous avons pris les mesures organisationnelles et techniques raisonnables pour préserver l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, et notamment la mise en place d’accès aux bases de données par authentification, la limitation d’accès à nos bureaux et la sécurisation des lieux de stockage physiques.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Coordonnées ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais à la suite de notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
8. Responsabilités de Lazy At Work
De manière générale, Lazy At Work est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Lazy At Work est la Présidente de l’entreprise. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.
Les membres du personnel de Lazy At Work ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de Lazy At Work tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Lazy At Work à cet égard, le cas échéant.
9. Durée de conservation
Nous gardons vos renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire pour nous permettre de vous proposer nos services, ainsi que de traiter les redevances liées aux ententes que nous avons ensemble.
Conservation après la fin de votre entente : vos renseignements personnels pourront être conservés par Lazy At Work même après la fin de votre contrat auprès de notre entreprise et ce, par exemple, afin de permettre le paiement de redevances réclamées pendant votre entente mais transmises à Lazy At Work après la fin de celle-ci. De plus, Lazy At Work conservera vos renseignements personnels pour la période de prescription suivant le paiement de fermeture d’une année de redevances.
Lazy At Work conservera également vos renseignements personnels pour aussi longtemps que cela est requis par la loi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Lazy At Work s’assurera :
- de les détruire; ou
- de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il ne soit plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La destruction de renseignements par Lazy At Work doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
10. Droits sur vos données personnelles
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d’accès : vous pouvez nous demander de confirmer l’existence des renseignements personnels dont nous disposons sur vous, et nous en demander la communication ;
- Droit de rectification : vous pouvez nous soumettre une demande de rectification de vos renseignements personnels, lorsque vous considérez qu’un renseignement est inexact, incomplet ou équivoque vous concernant, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la Loi.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Pour exercer ces droits ou pour formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou à la protection de ses renseignements personnels par Lazy At Work, vous devez le faire par écrit en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Lazy At Work, à l’adresse indiquée au point aux « coordonnées » ci-dessous. Pour cela, vous devrez établir votre qualité et votre identité, ainsi que respecter les conditions de mise en œuvre de la Loi. Les délais pour répondre à vos demandes sont ceux prescrits par la Loi.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Lazy At Work devra répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus devra être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse devra indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable devra aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise. Toutefois, Lazy At Work invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Lazy At Work.
11. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente Politique de confidentialité, et ces modifications entreront en vigueur dès la publication de la nouvelle version sur notre site internet. Vous serez informé de ces modifications par tout moyen quel qu’il soit, à notre disposition.
12. Coordonnées
Nous espérons que cette Politique de confidentialité a répondu à vos attentes et éventuelles questions. Pour toutes demandes de renseignement, d’accès à vos données personnelles ou de rectification, ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez-vous adresser aux coordonnées suivantes :
Martine Groulx
Présidente
La Paresse au travail inc. (LAZY AT WORK)
7464, rue Fabre, Montréal (Québec) H2E 2B5, Canada
Email : martine[at]lazyatwork.com